Đồng hồ

Thông báo

Chúc các bạn một tuần học vui vẻ !
Chuẩn bị nội dung chương trình đi tham quan thực tế tại Vũng Tàu

Lịch học từ ngày 05/8/2013 đến 10/8/2013

5-7/8/2013 học chuyên đề 10 Quản lý Tài chính, tài sản trong trường trung học
Ngày 09/8/2013 học chuyên đề 16 Kỹ năng đàm phán và tổ chức cuộc họp
Sáng ngày 8/8/2013 Kiểm tra Module 4
Sáng ngày 10/8/2013 Kiểm tra Module 5

Tài nguyên dạy học

Đọc báo online

Điều tra ý kiến

Bạn thấy trang này như thế nào?
Đẹp
Đơn điệu
Bình thường
Ý kiến khác

Hân hoan

Chào mừng quí Thầy, Cô giáo đến trang web của Lớp Cán Bộ Quản Lý Vĩnh Long Năm 2013 - Nhiệt liệt chào mừng ngày thương binh liệt sĩ 27/7 !

Quản lý và thực thi hệ thống VBQLNN trong GDĐT

Wait
  • Begin_button
  • Prev_button
  • Play_button
  • Stop_button
  • Next_button
  • End_button
  • 0 / 0
  • Loading_status
Nhấn vào đây để tải về
Báo tài liệu có sai sót
Nhắn tin cho tác giả
(Tài liệu chưa được thẩm định)
Nguồn: Thầy Bùi Ngọc Hiền
Người gửi: Lê Hồng Khanh
Ngày gửi: 20h:54' 25-07-2013
Dung lượng: 1.6 MB
Số lượt tải: 58
Số lượt thích: 0 người
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP và Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý, sử dụng con dấu.
3. Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh (2011), Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính trong nhà trường.
4. Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
5. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008.
6. Luật Lưu trữ 2011…
Là quyết định quản lý để truyền đạt các mệnh lệnh hoặc thông tin cần thiết đến đối tượng quản lý, do các chủ thể quản lý ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong quá trình quản lý.

VĂN BẢN QUẢN LÝ
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được VB hóa) do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được NN đảm bản thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ NN hoặc giữa cơ quan NN với các tổ chức và công dân.
1.2. Vai trò, ý nghĩa của VBQLNN
1. Đảm bảo thông tin cho hoạt động QLNN
2. Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý; thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan QLNN
3. Là căn cứ pháp lý để các khách thể thực hiện các quyết định của cơ quan QLNN
4. Là phương tiện để kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy QLNN
5. Là công cụ xây dựng hệ thống PL
VBQPPL là VB do cơ quan NN ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành VBQPPL hoặc trong Luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được NN bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các QHXH.
VB do cơ quan NN ban hành hoặc phối hợp ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành VBQPPL hoặc trong Luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND thì không phải là VBQPPL.
Văn bản
quy phạm pháp luật
Là loại VB được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính, được dùng làm phương tiện giao tiếp và truyền đạt thông tin trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan và trong giao tiếp của công dân có liên quan đến lĩnh vực hành chính.
VBHC gồm các VB cá biệt và VBHC thông thường.
Văn bản
hành chính
- VB cá biệt là những VB do các cơ quan NN có thẩm quyền ban hành, nhằm cụ thể hóa các QPPL hoặc áp dụng các QPPL cho một hay một số đối tượng cụ thể, trong một khoảng thời gian nhất định.
- Một số loại VB cá biệt: Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, công chức; Quyết định khen thưởng (kỷ luật) cán bộ, công chức; Quyết định điều động công tác…
Văn bản cá biệt
VBHC thông thường là những VB mang tính thông tin giao dịch, trao đổi, triển khai giải quyết, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ trên cơ sở và nhằm thực thi các VBQPPL, VB áp dụng PL. VBHC thông thường được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính thông thường
Là VB mang tính chất đặc thù do cơ quan NN để quản lý lĩnh vực chuyên môn nhất định được NN ủy quyền như: kế hoạch, thống kê, tài chính, y tế, giáo dục – đào tạo, văn hóa, ngoại giao, tư pháp, quốc phòng…







Văn bản
chuyên môn
Là các loại giấy tờ được hình thành trong những lĩnh vực như: kiến trúc, xây dựng, công nghệ, trắc địa, bản đồ, thủy văn, khí tượng…
Văn bản kỹ thuật
Là sự tác động, điều chỉnh thường xuyên của Nhà nước bằng quyền lực nhà nước đối với toàn bộ hoạt động giáo dục của quốc gia nhằm định hướng, thiết lập trật tự của hoạt động giáo dục, hướng đến mục tiêu và yêu cầu của sự phát triển nguồn nhân lực quốc gia.
- Chủ thể QLNN về giáo dục là Nhà nước với hệ thống các cơ quan mà chủ yếu là Chính phủ và hệ thống các cơ quan QLNN về giáo dục ở TW và địa phương.
- Đối tượng QLNN về giáo dục là hệ thống các cơ sở giáo dục và những người tham gia vào quá trình giáo dục.
QLNN về giáo dục
Điều 14 Luật Giáo dục 2005 quy định:
Nhà nước thống nhất quản lý hệ thống giáo dục quốc dân về mục tiêu, chương trình, nội dung, kế hoạch giáo dục, tiêu chuẩn nhà giáo, quy chế thi cử, hệ thống văn bằng, chứng chỉ; tập trung quản lý chất lượng giáo dục, thực hiện phân công, phân cấp quản lý giáo dục, tăng cường quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của cơ sở giáo dục.
Nội dung QLNN về giáo dục
(Điều 99 Luật Giáo dục)
1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển giáo dục;
2. Ban hành và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục; ban hành điều lệ nhà trường; ban hành quy định về tổ chức và hoạt động của cơ sở giáo dục khác;
3. Quy định mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục; tiêu chuẩn nhà giáo; tiêu chuẩn cơ sở vật chất và thiết bị trường học; việc biên soạn, xuất bản, in và phát hành sách giáo khoa, giáo trình; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ;
Nội dung QLNN về giáo dục (tiếp)
4. Tổ chức, quản lý việc bảo đảm chất lượng giáo dục và kiểm định chất lượng giáo dục;
5. Thực hiện công tác thống kê, thông tin về tổ chức và hoạt động giáo dục;
6. Tổ chức bộ máy quản lý giáo dục;
7. Tổ chức, chỉ đạo việc đào tạo, bồi dưỡng, quản lý nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục;
8. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp giáo dục;
Nội dung QLNN về giáo dục (tiếp)
9. Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ trong lĩnh vực giáo dục;
10. Tổ chức, quản lý công tác hợp tác quốc tế về giáo dục;
11. Quy định việc tặng danh hiệu vinh dự cho người có nhiều công lao đối với sự nghiệp giáo dục;
12. Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về giáo dục.
Cơ quan QLNN về giáo dục
(Điều 100 Luật Giáo dục)
1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về giáo dục.
Chính phủ trình Quốc hội trước khi quyết định những chủ trương lớn có ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ học tập của công dân trong phạm vi cả nước, những chủ trương về cải cách nội dung chương trình của một cấp học; hằng năm báo cáo Quốc hội về hoạt động giáo dục và việc thực hiện ngân sách giáo dục.
2. Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục.
Cơ quan QLNN về giáo dục
(Điều 100 Luật Giáo dục)
3. Bộ, cơ quan ngang bộ phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục theo thẩm quyền.
4. UBND các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện QLNN về giáo dục theo phân cấp của CP, trong đó có việc quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục; kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục của các cơ sở giáo dục trên địa bàn; có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện về đội ngũ nhà giáo, tài chính, cơ sở vật chất, thiết bị dạy học của các trường công lập thuộc phạm vi quản lý; phát triển các loại hình trường, thực hiện xã hội hoá giáo dục; bảo đảm đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng và hiệu quả giáo dục tại địa phương.
- Hiến pháp (Điều 35, 36);
- Luật Giáo dục (2005) và Luật sửa đổi một số điều của Luật Giáo dục;
- Luật Giáo dục Đại học;
- Luật Dạy nghề;
- Văn bản của Quốc hội, UBTV Quốc hội; nghị định, văn bản của Chính phủ; các quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; các văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo; các thông tư liên tịch.
- Văn bản của chính quyền địa phương.
- Văn bản của cơ quan QLNN về giáo dục và đào tạo tại địa phương.
Văn bản QLNN về giáo dục và đào tạo
Văn bản trong nhà trường:
- Văn bản do Hiệu trưởng và bộ máy quản lý của Trường (chính quyền) ban hành;
- Văn bản do tổ chức Đảng (tổ chức chính trị) ban hành;
- Văn bản do Công đoàn, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Đội TNTP Hồ Chí Minh… (tổ chức chính trị - xã hội) ban hành.
Nội dung công tác văn thư
=> Soạn thảo và ban hành VB;
=> Tổ chức quản lý VB đi;
=> Tổ chức quản lý VB đến;
=> Tổ chức quản lý VB nội bộ;
=> Tổ chức quản lý VB mật;
=> Quản lý, sử dụng con dấu…
=> Dự thảo VB;
=> Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo;
=> Đánh máy, nhân bản VB;
=> Kiểm tra pháp chế VB;
=> Ký và ban hành VB.
Soạn thảo và ban hành VB
Bước 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
Bước 2. Ghi số, ngày tháng, nhân bản, đóng dấu VB
Bước 3. Đăng ký VB đi
Bước 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi chuyển phát VB đi
Bước 5. Lập hồ sơ, bảo quản và tổ chức sử dụng VB lưu
Tổ chức quản lý VB đi
Tổ chức quản lý VB đến
Trình và chuyển giao VB đến
Quản lý VB đến
Tổ chức giải quyết và theo dõi VB đến
Tiếp nhận VB đến
Sao VB đến
Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội dung như con dấu thứ nhất phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.
Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất.
Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu. Cơ quan, tổ chức bị mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, phải đề nghị cơ quan Công an nơi đã cấp cấp lại. Việc đăng ký mẫu dấu phải nộp lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính. Nghiêm cấm việc tự sửa chữa nội dung con dấu sau khi đã đăng ký. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới (K2 Đ1 NĐ 31/2009)
Quản lý, sử dụng con dấu
Trách nhiệm của cơ quan sử dụng con dấu:

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan mình.
- Trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu.
- Giao cho người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư và phải chịu trách nhiệm trước PL về việc giữ và đóng dấu.
Trách nhiệm của cá nhân giữ,
bảo quản con dấu (Điều 25 – NĐ 110/2004/NĐ-CP)
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
- Dấu được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan.
- Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu vào các VB.
- Chỉ đóng dấu vào những VB khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không đóng dấu khống chỉ.
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Mực in dấu của các cơ quan “thống nhất dùng màu đỏ” – K5 Đ6 NĐ 58/2001/NĐ-CP.
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
(Điều 2 Luật Lưu trữ)
Lập hồ sơ
Vị trí, vai trò của việc lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư.
- Lập hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động văn thư và hoạt động của cơ quan, tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải quyết công việc trước mắt và sử dụng lâu dài về sau.
- Lâp hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích nối liền công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Tác dụng của việc lập hồ sơ
- Giúp cho mỗi cá nhân tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện để giải quyết công việc hàng ngày nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả.
- Giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu của cơ quan, tránh được tình trạng thất lạc, mất mát văn bản, tài liệu và tạo điều kiện bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước.
- Giúp cho việc phân loại, sắp xếp văn bản, tài liệu của cơ quan một cách khoa học, giữ gìn được đầy đủ văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ.
Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan (Điều 9 – Luật Lưu trữ)
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
(Khoản 2 Điều 21 – NĐ 110/2004/NĐ-CP
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản thống kê các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, đơn vị hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của một hồ sơ, được xây dựng theo một chế độ đã được quy định.
- Danh mục hồ sơ là công cụ chỉ dẫn giúp cho việc phân loại văn bản, tài liệu và lập hồ sơ của cơ quan khoa học, chủ động và thuận tiện.
- Danh mục hồ sơ là căn cứ để kiểm tra công tác lập hồ sơ của cơ quan và là căn cứ để kiểm tra việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
TÀI LIỆU
Là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định:
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Các loại tài liệu lưu trữ
- Tài liệu hành chính (chiếm số lượng lớn, nội dung phong phú, đa dạng);
- Tài liệu đa phương diện (bằng hình ảnh, âm thanh hoặc kết hợp);
- Tài liệu KHKT và CN (bản thiết kế, bản vẽ…);
- Tài liệu văn học, nghệ thuật (tác phẩm nghệ thuật);
- Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ;
- Tài liệu chuyên môn (hóa đơn, chứng từ…);
- Tài liệu điện tử.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình (Điều 6).
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc (Điều 7).
Người làm công tác lưu trữ
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất TL lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung TL lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép TL lưu trữ.
4. Sử dụng TL lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang TL lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
Các hành vi bị nghiêm cấm (Điều 8)
NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
- Thu thập tài liệu lưu trữ;
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
- Hủy tài liệu hết giá trị;
- Phân loại tài liệu lưu trữ;
- Thống kê tài liệu lưu trữ;
- Bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3.1. Thể thức văn bản bao gồm các thành phần sau (Khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP):
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Tên cơ quan chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan ban hành VB được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với cỡ chữ của Quốc hiệu; kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản. Phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.
Tên cơ quan ban hành
Số của VB là số thứ tự của VB (một loại VB) được ban hành trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đối với VB của các cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì số của VB là số thứ tự của VB được ban hành trong một nhiệm kỳ.
Ký hiệu của VB có tên loại bao gồm nhóm chữ viết tắt tên loại VB và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành VB.
Ví dụ:
Số: 233/BC-SGDĐT
Số: 13/KH-THPTLHP
Số: 01/TB-HĐTĐKT
Số, ký hiệu của VB
- Địa danh ghi trên VB là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
- Ngày, tháng, năm ban hành VB là ngày, tháng, năm VB được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành VB phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. Không dùng dấu (/), dấu (-), dấu (.) thay cho chữ tháng, năm.
Địa danh, ngày tháng năm
- Tên loại VB là tên từng loại VB do cơ quan ban hành.
- Trích yếu nội dung VB là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của VB.
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày canh giữa dưới số và ký hiệu VB, cách dòng 6pt với số và ký hiệu VB, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Trích yếu nội dung công văn thường sau chữ “V/v” (Về việc).
Tên loại, trích yếu nội dung VB
- Là thành phần chủ yếu của một VB, trong đó, các quy định được đặt ra; các vấn đề sự việc được trình bày.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một VB phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Nội dung VB
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể.
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Trường THPT Lê Hồng Phong)
HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Phương Anh
Trường hợp cấp phó ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Thẩm quyền ký VB
- Dấu của cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trong giao dịch với các cơ quan khác và trước pháp luật.
- Dấu của cơ quan xác nhận tính hợp pháp của VB và chữ ký trên VB (thể hiện giá trị pháp lý của VB).
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu
Lời căn dặn của Chủ tịch Hồ Chí Minh trong Sửa đổi lề lối làm việc:
“Viết xong rồi thì phải thế nào? Viết rồi phải đọc đi, đọc lại, thấy điều gì thừa thì bỏ bớt đi. Đọc đi, đọc lại 4, 5 lần đã đủ chưa? Chưa đủ! Cần đọc đi đọc lại, sửa đi, sửa lại nữa. Bản thân mình đọc mấy lần rồi vẫn chưa đủ, phải nhờ một đồng chí công, nông, binh đọc lại, chỗ nào ngúc ngoắc, từ nào khó hiểu, họ nói ra cho phải sửa lại”.
 
Gửi ý kiến

Thư viện của Violet